Nova: La Xunta modernizará su sistema de archivos con un nuevo Plan que apuesta por la digitalización, el refuerzo de medios materiales y personales y la divulgación

El Consello da Xunta viene de aprobar el nuevo Plan de Archivos de la Xunta de Galicia 2022-2026, la hoja de ruta que modernizará y optimizará la gestión de este servicio para lo cual se pondrá el foco en la digitalización documental así como en facilitar el acceso a los documentos y a la información que contienen los centros archivísticos gestionados por la Administración autonómica, un total de 23 con más de 164.000 metros lineales de documentación.

El nuevo plan tiene un horizonte hasta 2026, está estructurado en tres líneas estratégicas y 40 acciones. Además de materiales en papel, integra también los documentos producidos a través de la administración digital y afronta la conservación del patrimonio en ambos formatos o soportes, papel y electrónico.

A La hora de redactar este plan se tuvo en cuenta el actual volumen de producción documental de la Xunta de Galicia así como el control de su gestión y las condiciones de conservación y custodia. Se detectó que existen 164.346 metros lineales de documentación en la Xunta, de los que 58.952 corresponden a servicios centrales y 105.394 a los servicios provinciales. Esta documentación se custodia en 1.026 locales destinados al depósito documental.

Organización de los recursos

También se analizó la actual dotación de recursos materiales y humanos y el tipo de servicios que se prestan. Tras la diagnosis, se fijaron las tres líneas estratégicas en torno a tres grandes retos. Así, por una parte, el plan tendrá una primera línea en la que se ordenarán los recursos con la intención de reforzar los medios materiales y personales. Se incluyen acciones como diseñar un plan de formación continua adaptado a las necesidades del personal, fomentar la especialización o dotar de plazas de personal de archivos. En el que se refiere a los medios materiales, se evaluará la necesidad de ampliación de espacios, se mejorarán medios como los equipos de reprografía y de los laboratorios de restauración de los archivos y también se impulsará el mantenimiento. 

La segunda línea estratégica se centra en la gestión de los archivos, con tres objetivos principales: optimizar la organización, mejorar la gestión documental y simplificar, digitalizar y automatizar procesos. Entre las acciones se incluye la actualización del censo de los archivos o la planificación de actuaciones de conservación preventiva y restauración. Finalmente, la tercera línea potenciará la difusión del material documental. En este sentido, se realizarán iniciativas dirigidas a promocionar los servicios del Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia en la ciudadanía, para promover el conocimiento, el acceso y el uso del patrimonio documental de Galicia con fines educativos y didácticos, entre otros.

Plan participativo

Todas estas medidas se aplicarán en los centros gestionados por la Xunta, un total de 23, de los cuales 12 son archivos centrales, que corresponden a las distintas consellerías; seis son territoriales dependientes de las delegaciones, así como los cuatro archivos históricos provinciales y el Archivo de Galicia, situado en la Cidade da Cultura.

En el marco de este plan, la Consellería de Cultura, Educación, FP y Universidades destina 4,3M? anuales a los seis archivos que gestiona, lo que asciende a un inversión global de casi 22M?.

En la redacción del plan participaron activamente los profesionales de los servicios archiveros de la Xunta de Galicia. Se analizó y se reflexionó sobre el contenido en el marco de dos grupos de trabajo, uno de ellos creado de manera específica para la elaboración del plan y otro en el que se debaten las propuestas de evaluación documental. El borrador fue sometido al Consejo de Archivos de Galicia y cuenta con los informes preceptivos.