Nova: Cultura publica los criterios de evaluación documental, una nueva herramienta para facilitar la gestión de los archivos gallegos

Santiago de Compotsela, 11 de mayo de 2017.- El Diario Oficial de Galicia hace públicos los criterios de evaluación para la selección, transferencia de la custodia y el acceso a los documentos, en desarrollo de la Ley de archivos de Galicia aprobada por el Parlamento gallego en 2014. Estos criterios fueron fijados, de acuerdo con el marco legal, por los miembros del Consello de Avaliación Documental de Galicia como órgano colegiado consultivo y de asesoramiento en su última sesión celebrada en el mes de marzo.

Con esta publicación, se facilita que las personas titulares de los documentos y los archivos integrados en el Sistema de Arquivos de Galicia conozcan los parámetros empleados por el Consello de Avaliación para informar sus propuestas de valoración sobre la necesidad de destruir o conservar documentación y su acceso a ella. La resolución incorpora, además, un formulario normalizado para la elaboración de los estudios de identificación y evaluación de series documentales.

Documentación a la que alcanza

Los criterios para la evaluación están dirigidos a los documentos de las instituciones, administraciones y organismos públicos y de las empresas y entidades de ellos dependientes. La evaluación se refiere a la fase del tratamiento documental en la que hace falta determinar los valores administrativo, legal-jurídico, informativo y histórico presentes en las series documentales para su conservación o eliminación. En ella se determina la vigencia temporal de esos valores, los plazos de transferencia, el régimen y los plazos de acceso y la selección de documentos.

Orientaciones generales

Para la selección y el tratamiento de la documentación de los archivos, se establece la necesidad conservar los documentos en cuanto tengan vigencia administrativa o subsista su valor como prueba de derechos o deberes. Se deben analizar, asimismo, otros valores informativos o históricos que pueda contener la documentación. Además, se procurará preservar siempre el original, el soporte menos voluminoso y lo que configure una serie más completa en relación con la información que contiene.

Criterios para la documentación de la Administración

Con carácter general y para la documentación de la Xunta de Galicia, se conservarán permanentemente todos los documentos anteriores a 1990. Tendrán preferencia de conservación las series procedentes de los órganos más altos de la jerarquía de la Administración. También serán conservadas preferentemente aquellas que permitan conocer las circunstancias de creación de un organismo o la evolución de las estructuras organizativas.

Por otra parte, las propuestas de selección tendrán en cuenta a denominada tradición documental, esto es, la relación temporal entre el documentos y el hecho documentado que da lugar a las distintas formas de los documentos: borradores o minutas, originales únicos o múltiples etc.

En los criterios por contenido, prevalece la conservación de las series documentales que recojan información sustancial para reconstruir la historia del órgano productor o de un acontecimiento histórico, y aquellas que informen de avances sociales, tecnológicos y científicos, entre otros criterios.

En las propuestas de selección también prevalecerán para ser conservados aquellos documentos de demanda frecuente dentro de un organismo o por la ciudadanía en general. Por el contrario, son susceptibles de eliminación aquellas series documentales deterioradas de interés menor o aquellas en las que su interés de utilización no justifique el elevado coste de su conservación o restauración.

Ley de archivos y documentos de Galicia

Este conjunto de criterios fijados en la resolución publicada hoy en el DOG se desarrolla al amparo del nuevo marco legal de los archivos de Galicia. La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, creó, en su artículo 34, el Consello de Avaliación Documental de Galicia como órgano colegiado consultivo y de asesoramiento para el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de las instituciones, organismos públicos y entidades dependientes. En el Decreto 15/2016, de 14 de enero, regula la composición y el funcionamiento de este Consello de Avaliación y el procedimiento de evaluación y selección de documentos, que debe responder a los criterios que fije este órgano.