Nova: A Xunta regula o funcionamento e a composición do Consello de Avaliación Documental

Santiago, 22 de febreiro de 2016.- A Xunta de Galicia xa regula a composición e o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia coa publicación no Diario Oficial de Galicia dun decreto que tamén ordena o procedemento de avaliación e selección de documentos.

Trátase dun órgano creado ao abeiro da Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia que ditaminará sobre a obriga de conservar aqueles que teñan valor histórico ou informativo e sobre a eliminación doutros que, unha vez cumprida a súa finalidade, poidan ser destruídos. Os obxectivos que se perseguen son os de facilitar e axilizar os traballos de organización e de xestión de documentos, e o de favorecer o acceso ao arquivos por parte da cidadanía.

Neste sentido, a finalidade deste órgano é a de estudar e ditaminar as cuestións relativas á cualificación e utilización dos documentos producidos, recibidos ou acumulados polas institucións, administracións e organismos públicos, e empresas e entidades deles dependentes, así como a súa integración nos arquivos. A súa finalidade tamén abarca o réxime de acceso e inutilidade administrativa destes documentos.

Órgano consultivo e de asesoramento
O decreto establece que a este órgano colexiado consultivo e de asesoramento da Administración autonómica de Galicia, adscrito á consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental, lle corresponde informar, con carácter preceptivo, as propostas de avaliación dos documentos dos órganos do sector público autonómico.

Para establecer a metodoloxía deste procedemento de avaliación, o Consello proporá os criterios de avaliación a seguir para a selección, transferencia da custodia e o acceso aos documentos, que deberán ser aprobados polo órgano superior competente en materia de arquivos e patrimonio documental. Serán obxecto do Consello os documentos nos diferentes soportes, analóxicos ou dixitais, polo tanto, informará os criterios de conservación dos procedementos administrativos electrónicos.

Para a avaliación será preciso facer un estudo que analice as series documentais que, xunto co seu ditame, será o que se utilice para elaborar as táboas de avaliación documental, que deberán ser aprobadas pola persoa titular da consellería con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental e publicadas no Diario Oficial de Galicia.

Ademais de promover acordos de carácter xeral relativos aos prazos de conservación ou eliminación e acceso daquelas series documentais comúns a todas as administracións públicas galegas, compételle ao Consello supervisar as táboas de avaliación dos consellos cualificadores doutras institucións galegas que custodien documentos considerados patrimonio documental galego.

Representación das institucións do Sistema de Arquivos
O decreto tamén regula a natureza, réxime xurídico e composición e funcionamento do Consello. Na súa composición, estruturada nunha presidencia, nunha vicepresidencia, nunha secretaría e en dezaseis vogais, búscase a representatividade dos arquivos das institucións que integran o Sistema de Arquivos de Galicia, en función da súa tipoloxía e titularidade. Prevese que funcione en pleno ou mediante grupos de traballo.

Cunha especial representatividade da Administración autonómica como coordinadora do Sistema de Arquivos de Galicia e do Sistema de Arquivos da Xunta de Galicia, tamén contan con representación o Parlamento de Galicia, o Valedor do Pobo, o Consello de Contas de Galicia, o Consello da Cultura Galega e Consello Consultivo de Galicia; a Federación Galega de Municipios e Provincias, e o Consello Galego de Universidades.

Avaliación e selección de documentos
No que respecta ao procedemento de avaliación e selección de documentos, o decreto regula as propostas, o contido dos estudos de identificación, a avaliación e selección de documentos, a iniciación do procedemento de avaliación e selección, a elaboración e publicación das táboas de avaliación documental; a resolución do procedemento; as propostas de eliminación de documentos; e a remisión e o rexistro das actas de eliminación.

O Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, polo que se regula a composición e o funcionamento do Consello de Avaliación Documental de Galicia e o procedemento de avaliación e selección de documentos desenvolve a Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, un marco normativo que tamén establece a creación do Consello de Arquivos de Galicia como órgano colexiado consultivo de asesoramento, cooperación e participación en materia de arquivos no ámbito da Comunidade Autónoma de Galicia.

O Sistema de Arquivos de Galicia está integrado polo conxunto dos existentes en Galicia, os órganos da Administración competentes na súa ordenación e os seus servizos técnicos. A Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria, a través da Subdirección Xeral de Arquivos da Secretaría Xeral de Cultura, é o órgano encargado da dirección e coordinación do exercicio das competencias da Xunta de Galicia nesta materia.