Nova: Cultura publica os criterios de avaliación documental, unha nova ferramenta para facilitar a xestión dos arquivos galegos

Santiago de Compotsela, 11 de maio de 2017.- O Diario Oficial de Galicia fai públicos hoxe os criterios de avaliación para a selección, transferencia da custodia e o acceso aos documentos, en desenvolvemento da Lei de arquivos de Galicia aprobada polo Parlamento galego en 2014. Estes criterios foron fixados, de acordo co marco legal, polos membros do Consello de Avaliación Documental de Galicia como órgano colexiado consultivo e de asesoramento na súa última sesión celebrada no mes de marzo.

Con esta publicación, facilítase que as persoas titulares dos documentos e os arquivos integrados no Sistema de Arquivos de Galicia coñezan os parámetros empregados polo Consello de Avaliación para informar as súas propostas de valoración sobre a necesidade de destruír ou conservar documentación e o seu acceso a ela. A resolución incorpora, ademais, un formulario normalizado para a elaboración dos estudos de identificación e avaliación de series documentais.

Documentación á que atinxe

Os criterios para a avaliación están dirixidos aos documentos das institucións, administracións e organismos públicos e das empresas e entidades deles dependentes. A avaliación refírese á fase do tratamento documental na que cómpre determinar os valores administrativo, legal-xurídico, informativo e histórico presentes nas series documentais para a súa conservación ou eliminación. Nela determínase a vixencia temporal deses valores, os prazos de transferencia, o réxime e os prazos de acceso e a selección de documentos.

Orientacións xerais

Para a selección e o tratamento da documentación dos arquivos, establécese a necesidade conservar os documentos en canto teñan vixencia administrativa ou subsista o seu valor como proba de dereitos ou obrigas. Débense analizar, así mesmo, outros valores informativos ou históricos que poida conter a documentación. Ademais, procurarase preservar sempre o orixinal, o soporte menos voluminoso e o que configure unha serie máis completa en relación coa información que contén.

Criterios para a documentación da Administración

Con carácter xeral e para a documentación da Xunta de Galicia, conservaranse permanentemente todos os documentos anteriores a 1990. Terán preferencia de conservación as series procedentes dos órganos máis altos da xerarquía da Administración. Tamén serán conservadas preferentemente aquelas que permitan coñecer as circunstancias de creación dun organismo ou a evolución das estruturas organizativas.

Por outra parte, as propostas de selección terán en conta a denominada tradición documental, isto é, a relación temporal entre o documentos e o feito documentado que dá lugar ás distintas formas dos documentos: borradores ou minutas, orixinais únicos ou múltiples etc.

Nos criterios por contido, prevalece a conservación das series documentais que recollan información substancial para reconstruír a historia do órgano produtor ou dun acontecemento histórico, e aquelas que informen de avances sociais, tecnolóxicos e científicos, entre outros criterios.

Nas propostas de selección tamén prevalecerán para ser conservados aqueles documentos de demanda frecuente dentro dun organismo ou pola cidadanía en xeral. Pola contra, son susceptibles de eliminación aquelas series documentais deterioradas de interese menor ou aquelas nas que o seu interese de utilización non xustifique o elevado custo da súa conservación ou restauración.

Lei de arquivos e documentos de Galicia

Este conxunto de criterios fixados na resolución publicada hoxe no DOG desenvólvese ao abeiro do novo marco legal dos arquivos de Galicia. A Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, creou, no seu artigo 34, o Consello de Avaliación Documental de Galicia como órgano colexiado consultivo e de asesoramento para o estudio e ditame das cuestións relativas á cualificación e utilización dos documentos das institucións, organismos públicos e entidades dependentes. No Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, regula a composición e o funcionamento deste Consello de Avaliación e o procedemento de avaliación e selección de documentos, que debe responder aos criterios que fixe este órgano.